Politică de confidențialitate

În conformitate cu prevederile Regulamentului Uniunii Europene 679 din 27 aprilie 2016 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulație a acestor date, OUTSTAND SOLUTIONS S.R.L., denumită în continuare și „Outstand” prin această politică de confidențialitate vă prezintă modalitatea prin care vă sunt prelucrate datele cu caracter personal.

Menționăm că ne luăm foarte serios responsabilitatea de a proteja datele personale pe care ni le furnizați, iar această politică de confidențialitate explică ce tipuri de date colectăm, modul în care le folosim și protejăm aceste date, precum și drepturile pe care le aveți cu privire la prelucrarea datelor personale.

Pentru mai multe detalii privind modalitatea prin care datele dumneavoastră sunt prelucrate sau pentru exercitarea unuia sau a mai multor drepturi prevăzute de Regulamentul 679/2016, ne puteți contacta la oricare din canalele de comunicare de mai jos:
• Adresă sediu social/Adresă corespondență: București, Str. Gheorghe Țițeica, Nr. 178, Ap. 3, Et. 1, Sector 2
• Adresă de email: [email protected]

Tipuri de date prelucrate

Datele dumneavoastră personale pe care le prelucrăm în scopul prestării serviciilor solicitate de dumneavoastră includ următoarele categorii de date:

1. Date personale prelucrate în contextul prestării activităților SSM/ISU: nume, prenume, data nașterii, CNP, adresa de domiciliu/rezidență, compania, funcție, data angajării, norma de muncă;
2. Date personale în contextul activității de HR: nume, prenume, data nașterii, CNP, serie și numar act de identitate, date referitoare la experiența profesională, date privind studiile, date referitoare la fișa de aptitudini , semnătura, date referitoare la concedii medicale și alte date în contextul încheierii contractelor de muncă și administrării de personal;
3. Date profesionale în administrarea raporturilor comerciale: nume, prenume, adresă de e-mail, numar de telefon, număr de fax, funcție, companie;
4. Alte date: informațiile pe care le furnizați atunci când doriți serviciile indicate pe site-ul nostru și informații despre vizitele și utilizarea acestui website, cum ar fi adresa IP.
5. După caz, date de contact (nume, prenume), detalii profesionale (funcția), în cazul în care doriți să publicați un testimonial sau review pe site-ul nostru sau alte platforme media (Facebook, Google, LinkedIn etc.)

Dacă sunteți angajat al unei companii pentru care prestăm serviciile indicate mai sus, vă informăm că vă prelucrăm nume, prenume, adresă de e-mail, semnătură, departament și funcție pentru a putea organiza instruirile specifice, instruirile de la angajare, precum orice alte instruiri profesionale necesare, ce pot fi organizate fizic, online sau prin intermediul aplicatiei e-Learning. De asemenea, pot fi prelucrate și date sensibile, privitoare la sănătate, în contextul documentării unor accidente de muncă sau după caz, alte spețe apărute în activitatea de asigurare a serviciilor de securitate și sănătate în muncă

Nu aveți o obligație de a furniza datele cu caracter personal enumerate mai sus, cu toate acestea, vă rugăm să aveți în vedere faptul că în lipsa acestora există riscul să nu fie posibilă prestarea serviciilor solicitate de dumneavoastră.

Sursa datelor personale

Cele mai multe informații le avem de la dumneavoastră atunci când solicitați prestarea serviciilor de către Outstand, fie direct de pe site-ul nostru, fie indirect de la colaboratorii sau partenerii noștri

De asemenea, dacă aveți vom primi datele de la angajatorul dumneavoastră pentru a putea organiza instruirile de specialitate la locul dumneavoastră de muncă sau online.

Scopurile și temeiurile în baza cărora sunt prelucrate datele personale

Vom prelucra datele dumneavoastră pentru a putea presta serviciile de consultanță la cererea dumneavoastră, respectiv informarea dumneavoastră cu privire la stadiul de implementare al serviciilor solicitate, comunicarea și gestionarea administrativă a relației cu dumneavoastră în calitate de client. Menționăm în acest sens, cu titlu de exemplu, următoarele activități: furnizarea serviciilor/produselor solicitate, respectiv (i) primirea și gestionărea solicitărilor dumneavoastră (inclusiv cele primite online), (ii) emiterea de oferte, (iii) efectuarea formalităților prealabile încheierii contractelor, (iv) executarea contractelor încheiate prin prestarea serviciilor privind securitatea și sănătatea muncii, situații de urgență și resurse umane, precum și livrarea produselor, după caz; (v) îndeplinirea obligațiilor și exercitarea drepturilor contractuale, (vi) facturarea și distribuirea facturilor, (vii) arhivarea documentației rezultate, (viii) purtarea corespondenței în contextul contractului și menținerea relației contractuale, precum și alte operațiuni efectuate în scopul și temeiul executării contractelor încheiate.

În cazul în care sunteți angajat al companiei pentru care prestăm servicii de specialitate, vă informăm că prelucrăm datele dumneavoastră necesare în vederea prestării serviciilor solicitate de către angajatorul dumneavoastră, respectiv organizarea și desfășurarea instruirilor de specialitate.

Outstand poate prelucra datele dumneavoastră personale în baza interesului legitim al societății, în vederea realizării următoarelor operațiuni: i) analizarea și îmbunătățirea serviciilor și comunicărilor noastre către dumneavoastră; (ii) evaluarea intereselor/preferințelor dumneavoastră în vederea identificării și ofertării; (iii) exercitarea si/sau apărarea drepturilor noastre legale, (iv) recuperarea eventualelor creanțe, (v) prevenirea fraudelor, (vi) soluționarea potențialelor litigii înaintate instantelor de judecată, respectiv pentru apărea unui drept în instanță.

De asemenea, Outstand poate prelucra datele personale puse la dispoziție de dumneavoastră prin publicarea testimonialelor pe platformele media indicate mai sus, testimoniale oferite în vederea confirmării unei imagini de mediu de lucru sigur și motivațional, precum și asigurarea unui nivel de siguranță ridicat și de încredere al persoanelor care interacționează și colaborează cu Outstand. Temeiul legal aplicabil publicării testimonialelor constă în consimțământul dumneavoastră, liber exprimat prin publicarea acestora pe platformele media. Vă rugăm să avem în vedere faptul că retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

Nu în ultimul rând, vă aducem la cunoștință faptul că există cazuri în care vom prelucra datele personale pentru îndeplinirea obligațiilor legale, cum ar fi a obligațiilor de arhivare, de comunicare și raportare către autoritățile, instituțiile sau agențiile de stat sau guvernamentale abilitate.

Destinatarii datelor cu caracter personal

Outstand va transmite datele cu caracter personal către alte persoane fizice sau juridice față de care există obligația legală de a le divulga, sau față de care este necesară divulgarea în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale. Menționăm în acest sens următoarele categorii de astfel de destinatari:

1. Contabili, auditori, alți consultanți profesionali, ce vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră;
2. Autorități publice din orice domeniu, centrale sau locale, atât din România, cât și din străinătate, ce vor prelucra datele furnizate la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă (spre exemplu: ITM, IGSU, ANPM ANAF, organe de cercetare penală etc.);
3. Instanța competentă din România sau din alt stat, în eventualitatea unei dispute, în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al Outstand;
4. Persoane juridice cu care Outstand se află în relații contractuale, fiind obligați prin lege sau prin contractul încheiat să respecte confidențialitatea datelor dumneavoastră, sau fiind necesară divulgarea datelor dumneavoastră în virtutea responsabilităților dumneavoastră în cadrul Outstand.

Transferul datelor personale către o țară terță sau organizație internațională

În prezent, datele dumneavoastră personale sunt prelucrate în Romania/teritoriul Uniunii Europene. Vă aducem la cunoștință faptul că, la acest moment, Outstand nu transferă și nu intenționează să transfere datele dumneavoastră cu caracter personal sau o parte dintre aceastea către alte companii, organizaţii sau persoane din state terţe sau către organizaţii internaţionale.
În eventualitatea unui astfel de transfer, vă vom transmite în prealabil o nouă notă de informare cu privire la aceasta.

Durata stocării datelor

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi păstrate de Outstand pe durata necesară atingerii scopurilor de prelucrare indicate mai sus, cu respectarea prevederile legale aplicabile legislației specifice în materia obligațiilor fiscale, a raporturilor de antifraudă, precum și obligațiile legale privind arhivarea.

În ceea ce privește datele dumneavoastră prelucrate în vederea gestionării testimonialelor vă informăm că acestea se vor stoca pentru un termen de 2 ani de la momentul la care v-ați dat acordul pentru această prelucrare. Cu toate acestea, dacă doriți să vă retrageți consimțământul, vom retrage aceste date de pe site sau platformele media pe care au fost publicate.

Inexistența unui proces decizional automatizat

Vă informăm că, în calitate de client și/sau potențial client, nu veți face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.

Securitatea datelor dumneavoastră

Outstand a implementat măsuri tehnice și organizatorice, pentru a se asigura protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal de accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizată ale datelor prelucrate. Cu titlu de exemplu, vă aducem la cunoștință următoarele:
– Instruirea personalului;
– Minimizarea și/sau anonimizarea datelor personale, acolo unde este posibil;
– Limitarea accesului la datele personale, astfel încât acestea să fie prelucrate doar de către angajații sau colaboratorii care au nevoie de acces la informații în vederea îndeplinirii obligațiilor legale sau contractuale;
– Implementarea unor politici dedicate, inclusiv măsuri fizice și tehnice de securitate;
– Auditarea furnizorilor Outstand pentru a se asigura protecția datelor prelucrate, în conformitate cu legislația aplicabilă.

Drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita

Drepturile dumneavoastră sunt următoarele:

1. Dreptul de acces la datele dumneavoastră pe care le prelucrează Outstand, inclusiv dreptul de a obţine informaţii cu privire la natura, prelucrarea şi divulgarea acestor date;
2. Dreptul la rectificarea inexactităţilor datelor dumneavoastră prelucrate de Outstand;
3. Dreptul la ştergerea datelor dumneavoastră prelucrate de Outstand („dreptul de a fi uitat”);
4. Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor dumneavoastră pe care le prelucrează Outstand;
5. Dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către Outstand sau în numele Outstand;
6. Dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastră către un alt operator de date;
7. Dreptul la retragerea consimţământului, în situaţiile în care prelucrarea datelor dumneavoastră s-a realizat în temeiul consimţământului dumneavoastră. Menționăm că puteți face această cerere în orice moment, iar retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră realizate înainte de retragere.

Vă reamintim că aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către Outstand, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București, România, tel: +40.318.059.211; +40.318.059.212; Fax: +40.318.059.220; e-mail: [email protected]; web-site: www.dataprotection.ro.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, precum și pentru orice alte întrebări legate de informațiile menționate în prezenta notă de informare, vă rugăm să transmiteți un e-mail la datele de contact indicate mai sus.