Foarte multe companii consideră că obligațiile privind SSM sunt, pur și simplu, o formalitate administrativă și o tratează ca atare. Astfel, dosarele există, documentele poartă semnăturile angajaților și totul pare sub control. Însă în cazul controalelor Inspectoratul Teritorial de Muncă identifică adesea neconformități care aduc amenzi semnificative companiilor. Autoritatea ITM nu se rezumă doar la amenzi, ci inspectorii pot decide chiar suspendarea activității unei firme, în cazuri grave.
Responsabilitatea pentru securitatea și sănătatea în muncă revine angajatorului și se aplică, conform legislației țării noastre, companiilor cu minimum un angajat, indiferent de domeniul de activitate. De aceea, chiar și antreprenorii cu un singur angajat nu trebuie să omită implementarea SSM în cadrul firmei, pentru a evita consecințele financiare ce se pot impune.
Ce NU trebuie să facă firmele: care sunt cele mai frecvente greșeli care atrag sancțiuni ITM unei firme?
- Lipsa instruirii SSM sau instruirea făcută doar pe hârtie
Cea mai comună problemă descoperită în cadrul controalelor ITM o reprezintă instruirea SSM realizată superficial.
Ce NU trebuie să facă companiile? Nu trebuie să ignore importanța SSM, ci este necesar ca un responsabil să realizeze instruirea completă, în mod adecvat. În plus, informațiile din cadrul instruirii trebuie să fie adaptate conform riscurilor specifice fiecărui post.
De asemenea, companiile trebuie să țină cont și de frecvența cu care trebuie să se desfășoare instruirea SSM. Astfel, un angajat trebuie instruit:
- la angajare;
- la schimbarea atribuțiilor/postului;
- periodic, conform regulamentului intern;
- după incidente sau accidente de muncă.
În cazul unui incident de muncă, lipsa unei instruiri reale, realizată cu responsabilitate și simț de răspundere, va fi imediat sesizată, iar angajatorul va răspunde pentru aceasta.
- Documentație SSM incompletă sau neactualizată
O documentație SSM incompletă sau învechită, care nu reflectă schimbările din cadrul companiei, este un alt motiv frecvent de amendă de la ITM.
Ce NU trebuie să facă angajații companiilor? Nu trebuie să considere că, dacă documentația este întocmită parțial, atunci nu vor lua amenzi.
Care sunt cele mai frecvent verificate documente de către ITM pentru SSM?
- planul de prevenire și protecție;
- instrucțiunile proprii SSM;
- fișele de instruire;
- evidența echipamentelor de protecție;
- documentele privind medicina muncii.
Introducerea de echipamente noi, precum și schimbarea proceselor interne sau a sediului de lucru trebuie să se reflecte în documentația SSM. Absența acestor detalii este considerată de ITM lipsă de conformitate și poate atrage sancțiuni importante. Inspectorii verifică nu doar existența documentelor, ci și corectitudinea și relevanța lor.
Pentru a vă asigura de corectitudinea documentelor întocmite, puteți apela la servicii SSM externalizate, iar echipa noastră vă va oferi suport chiar și în cazul unor astfel de controale.
- Lipsa evaluării de risc reale
Evaluarea de risc este una dintre cele mai importante acțiuni de realizat pentru a asigura securitatea și sănătatea în muncă. Această obligație legală presupune identificarea factorilor care aduc risc de accidentare și îmbolnăvire, precum și stabilirea unui plan de acțiuni care să acționeze în scop preventiv.
Ce NU trebuie să facă companiile? NU trebuie să folosească evaluări standardizate, neadaptate activității lor reale. Cele mai multe probleme apar atunci când inspectorii descoperă că realitatea nu este conformă cu documentația întocmită. Ce diferențe pot fi identificate? De exemplu, anumite riscuri, utilaje netrecute în documente, posturi noi pentru care nu s-a realizat evaluarea sau chiar procese operaționale modificate.
O evaluare de risc realizată doar „pentru dosar”, “ ca să fie”, poate duce la expunerea companiei în cazul unui accident de muncă, nu numai la o amendă.
- Absența echipamentului individual de protecție și nepurtarea lui
În anumite industrii (ex. construcțiile, producția, industria grea etc.), echipamentul individual de protecție este obligatoriu. Cu toate acestea, unele companii nu îl oferă angajaților sau nu monitorizează folosirea lui.
Ce NU trebuie să facă o companie? NU trebuie să ignore importanța echipamentului de protecție. Acesta poate salva vieți. De aceea, ITM verifică existența echipamentului, precum și adecvarea lui pentru activitatea angajaților, precum și dovada distribuirii acestuia și respectarea obligației de folosire.
Un angajator trebuie să demonstreze că a instruit personalul și că monitorizează respectarea regulilor în privința folosirii echipamentului, căci simpla furnizare a acestuia nu îl exonerează de responsabilitate.
- Lipsa semnalizării și a măsurilor de prevenire
Semnalizarea de securitate este, și ea, adesea ignorată.
Ce NU trebuie să facă firmele? Nu trebuie ignorate și uitate marcajele privind ieșirile de urgență, zonele periculoase, echipamentele PSI. Acestea sunt extrem de importante pentru siguranța angajaților si trebuie plasate corespunzător în spațiile administrative.
Printre cele mai întâlnite probleme de către ITM sunt:
- absența indicatoarelor de avertizare, de informare, de organizare împotriva incendiilor;
- trasee de evacuare necorespunzătoare;
- stingătoare amplasate incorect;
- lipsa accesului la kit-uri de prim ajutor;
- zone de risc nesemnalizate.
De cele mai multe ori, aceste probleme sunt considerate detalii de către antreprenori, însă absența lor generează probleme reale și sancțiuni considerabile.
Ce costă mai mult o companie: amenda sau absența prevenției?
Costurile pentru lipsa prevenției sunt mult mai mari pentru o companie, comparativ cu o amendă. Pe lângă cea din urmă, firmele se pot alege cu suspendarea activității, costuri medicale, despăgubiri uriașe, reputație afectată și pierderi financiare cauzate de aceasta cu parteneri importanți. În cazul accidentelor grave, consecințele pot depăși zona administrativă și se pot transfera în sfera penală.
De aceea, companiile care acționează preventiv și realizează ca la carte conformitatea SSM au costuri operaționale mai mici pe termen lung.
Cum pot evita firmele sancțiunile ITM?
Pentru a evita sancțiunile ITM, companiile trebuie să aibă o abordare corectă și consecventă asupra:
- verificării documentelor
- verificării proceselor interne
- actualizării documentației
- pregătirii reale, practice, a angajaților
- monitorizării echipamentelor și a respectării regulilor privind folosirea lor
Așadar, amenzile ITM pentru SSM sunt, de cele mai multe ori, rezultatul unor procese tratate fără rigurozitate, al documentelor neactualizate sau întocmite doar parțial sau al unei culturi organizaționale care nu consideră prevenția o prioritate.
Conformitatea SSM nu înseamnă doar evitarea sancțiunilor, ci se referă, în primul rând, la construirea unui mediu de lucru sigur și responsabil, pentru a proteja angajații unei companii.
Controalele pot fi destul de stresante și severe, însă cu un partener de încredere riscurile pot fi semnificativ reduse. Contactează-ne!
