În cadrul unui control ITM, inspectorii urmăresc modul în care angajații respectă legislația muncii și asigură un mediu de lucru corect. Descoperă din acest articol care sunt tipurile de controale efectuate, documentele necesare și sfaturi utile pentru a te pregăti eficient. Citește mai departe pentru a înțelege tot ce trebuie să știi despre inspecțiile ITM și cum să le gestionezi cu succes.
Ce înseamnă ITM?
ITM este acronimul pentru Inspectoratul Teritorial de Muncă, numit și Inspecția Muncii. Este vorba despre o instituție publică subordonată Ministerului Muncii și Protecției Sociale. Rolul principal al ITM este de a supraveghea respectarea legislației muncii și de a asigura un mediu de lucru sigur, conform normelor legale.
ITM monitorizează salariul minim pe economie, programul de lucru, orele suplimentare și condițiile de securitate și sănătate la locul de muncă. Totodată, verifică dacă angajatorii respectă prevederile referitoare la relațiile de muncă, inclusiv încheierea și derularea contractelor individuale de muncă. Inspectorii au competența de a aplica sancțiuni, de la avertismente până la amenzi considerabile.
Tipuri de controale efectuate de ITM
Există 3 tipuri de controale pe care Inspectoratul Teritorial de Muncă le efectuează: controlul de fond (verifică toate aspectele legate de respectarea legislației muncii), controlul tematic (se concentrează pe o anumită temă sau problemă specifică) și controlul tip campanie (desfășurat la nivel național sau regional, pentru verificări ample).
Controlul de fond
Controlul de fond este o inspecție amplă, care analizează toate aspectele relației de muncă și ale securității și sănătății în muncă din cadrul unei companii. Pentru început, inspectorii verifică dacă angajatorul are toate documentele legale necesare pentru desfășurarea activității, precum și contractele individuale de muncă ale angajaților. Alte aspecte analizate includ respectarea programului de lucru, plata salariilor și evidențele orelor suplimentare.
În domeniul securității muncii, inspectorii analizează dacă echipamentele folosite respectă standardele, dar și dacă angajații au beneficiat de instruirea necesară. În plus, verifică condițiile de muncă, pentru a se asigura că nu pun în pericol sănătatea sau siguranța lucrătorilor.
În general, un control ITM de fond este mai complex și, în funcție de dimensiunea și activitatea companiei, poate dura mai multe zile.
Controlul tematic
Controlul tematic se concentrează pe un subiect specific. De exemplu, se poate axa pe respectarea normelor de protecție a muncii în domeniul construcțiilor sau verificarea implementării salariului minim pe economie. Acest tip de control ITM este de obicei planificat și anunțat în prealabil, deși pot exista și controale neanunțate în cazuri excepționale. Inspectorii verifică dacă politicile și practicile angajatorului sunt conforme cu legislația în vigoare și emit recomandări sau sancțiuni acolo unde este cazul. Controlul are scopul de a preveni și remedia eventualele nereguli, precum și de a crește gradul de conformare la nivel național sau sectorial.
De obicei, controalele tematice sunt realizate în colaborare cu alte instituții sau organizații, pentru a le maximiza impactul.
Controlul tip campanie
Controlul tip campanie este o acțiune extinsă, adică este organizată la nivel regional sau național. Are ca scop evaluarea conformității într-un anumit domeniu de activitate. Campaniile sunt de obicei lansate în baza unor studii sau rapoarte care indică probleme recurente, cum ar fi munca nedeclarată sau accidentele frecvente într-un anumit sector. De exemplu, o campanie poate viza restaurantele pentru a verifica dacă angajații lucrează cu forme legale și dacă programul de lucru este respectat.
Inspectorii colaborează cu autorități locale, organizații patronale sau sindicate pentru a realiza o imagine de ansamblu și pentru a propune soluții. Acest tip de control ITM este adesea mediatizat, pentru a crește gradul de conștientizare în rândul angajatorilor și al angajaților.
Acte necesare pentru un control ITM
Există anumite acte necesare pentru control ITM, care includ contractele individuale de muncă, fișele de post, statele de plată, registrele de evidență a salariaților și documentele privind securitatea și sănătatea în muncă.
Documente generale solicitate de inspectori
Inspectorii ITM solicită de obicei anumite documente generale care atestă respectarea legislației muncii și a normelor de securitate și sănătate în muncă. Printre acestea se numără:
- registrul unic de evidență a salariaților (REVISAL)
- contractele individuale de muncă înregistrate
- statele de plată pentru salarii
- documentele privind plata contribuțiilor sociale și fiscale
- regulamentul intern
- fișele de instruire SSM
- autorizările specifice activității
- eventualele acorduri colective încheiate
În situația în care inspectorii identifică lipsa documentelor sau acestea sunt incomplete, pot aplica sancțiuni contravenționale. În funcție de gravitatea situației, poate fi vorba de avertismente sau amenzi. De aceea, este recomandat ca angajatorii să se asigure că toate aceste acte sunt în ordine, accesibile și actualizate.
Dosarul personal al salariatului: ce trebuie să conțină?
Dosarul personal al fiecărui salariat trebuie să includă o serie de documente care atestă relația contractuală și respectarea normelor legale. Printre acestea se numără:
- copia actului de identitate
- contractul individual de muncă semnat de ambele părți
- fișa postului
- cererile de concediu aprobate
- documentele privind evaluările periodice
- acordurile adiționale
- orice alte acte justificative legate de modificările contractului
- fișa de instruire pentru securitate și sănătate în muncă, semnată de angajat
- documentele care atestă calificările profesionale sau training-urile absolvite
Angajatorul are responsabilitatea legală de a menține dosarul complet și actualizat. Lipsa acestuia poate duce la sancțiuni.
Registre și evidențe obligatorii pentru angajatori
Angajatorii au obligația legală de a păstra anumite registre și evidențe, cum ar fi REVISAL-ul, care trebuie înregistrat electronic și actualizat periodic. Alte documente obligatorii includ:
- registrul de prezență zilnică
- registrele de evidență a timpului de muncă suplimentar
- rapoartele lunare privind securitatea și sănătatea în muncă
- documentele privind acordarea echipamentului de protecție
- înregistrările accidentelor de muncă
- rapoartele periodice legate de instruirea angajaților
Ce verifică ITM în cadrul unui control?
ITM verifică respectarea legislației muncii, conformitatea normelor SSM și evidența timpului de muncă. Scopul este asigurarea unui mediu de lucru legal și sigur.
Respectarea legislației muncii și a contractelor de muncă
Inspectorii ITM analizează cu atenție relațiile de muncă pentru a se asigura că legislația este respectată. Verificările includ examinarea contractelor individuale de muncă pentru a confirma corectitudinea clauzelor și legalitatea acestora. În plus, se asigură că angajatorii respectă salariul minim pe economie și că orele suplimentare sunt remunerate conform legii. Condițiile de concediere sunt un alt aspect important de care se ține cont, iar inspectorii verifică dacă respectă prevederile Codului Muncii. Orice abatere constatată poate atrage sancțiuni severe, de la avertismente până la amenzi substanțiale.
Conformitatea cu normele de securitate și sănătate în muncă
Pentru a verifica dacă o organizație se conformează normelor de securitate și sănătate, inspectorii verifică echipamentele folosite în cadrul companiei. Firește, acestea trebuie să respecte standardele de siguranță. Instruirea angajaților este un alt element de care se ține cont. Mai exact, fiecare salariat trebuie să fie informat cu privire la riscurile profesionale și măsurile de prevenire. În cadrul controlului, sunt analizate în detaliu toate documentele relevante (fișele de instruire SSM, evaluările de risc, rapoartele de audit etc). Dacă se constată lipsuri, amenzile pot fi considerabile, iar în situații grave activitatea companiei poate fi suspendată temporar.
Evidența timpului de muncă și a concediilor angajaților
ITM solicită registrele de prezență și documentele care reflectă evidența timpului de muncă, inclusiv orele suplimentare și concediile angajaților. Registrele trebuie să fie la zi și completate corect pentru a demonstra conformitatea cu legislația privind timpul de lucru. De exemplu, inspectorii verifică dacă se respectă numărul maxim de ore lucrate pe săptămână și dacă angajații beneficiază de concediile legale. Dacă documentele lipsesc sau sunt completate incorect, angajatorul poate primi sancțiuni.
Drepturile și obligațiile angajatorului în timpul unui control ITM
În timpul unui control ITM, angajatorul are dreptul de a primi explicații clare din partea inspectorilor și de a contesta eventualele sancțiuni aplicate. Totuși, este obligat să asigure accesul inspectorilor la toate documentele solicitate și să colaboreze deschis pe tot parcursul inspecției. Refuzul de a coopera sau ascunderea informațiilor poate agrava situația și poate conduce la sancțiuni suplimentare.
Sfaturi care ajută să te pregătești pentru un control ITM
Pentru a trece cu succes un control ITM, îți recomandăm să te pregătești riguros. Asigură-te că registrul REVISAL este actualizat și că toate contractele de muncă sunt în ordine. Păstrează fișele SSM, registrele de prezență și documentele fiscale în condiții optime, astfel încât să poată fi accesate rapid. De asemenea, organizează sesiuni periodice de instruire pentru angajați și colaborează deschis cu inspectorii pentru a preveni conflictele.
Important de menționat este faptul că un control ITM la sesizare este inițiat atunci când o persoană sau o instituție adresează o plângere privind nerespectarea legislației muncii. Sesizarea poate viza diferite aspecte: neplata salariilor, munca nedeclarată, încălcarea drepturilor angajaților, condiții nesigure de muncă etc.
De asemenea, inspectorii pot solicita și o declarație de la salariat. Controlul ITM clarifică astfel unele aspecte legate de relațiile de muncă sau condițiile de muncă. Declarația poate include detalii despre programul de lucru, plata salariilor, orele suplimentare sau alte practici ale angajatorului. Angajatul are dreptul de a oferi informații adevărate și complete, fără teama de repercusiuni.
Concluzii
În concluzie, pregătirea corectă și respectarea legislației muncii sunt importante pentru toți angajatorii care vor să treacă cu succes un control ITM. Însă nu trebuie să te concentrezi doar pe eventualele sancțiuni sau amenzi pe care le poți primi – menținerea documentelor actualizate și prevenirea abaterilor contribuie la menținerea unui mediu de lucru sigur pentru angajați.
