Revisal este un instrument cheie în gestionarea corectă a contractelor de muncă și a relației angajat-angajator. Indiferent dacă ești angajator, lucrezi în HR sau ești antreprenor la început de drum, este important să știi cum funcționează acest registru electronic și ce obligații implică. Descoperă în acest articol ce termene trebuie respectate, ce documente se eliberează prin aplicație și ce sancțiuni se pot primi.
Ce este Revisal sau registrul de evidență a salariaților?
Revisal este prescurtarea de la Registrul General de Evidență a Salariaților. Este vorba despre o aplicație dezvoltată de Inspecția Muncii și care permite angajatorilor să raporteze și actualizeze în timp real informațiile despre contractele individuale de muncă. De exemplu, trebuie să fie înregistreze aici angajările, modificările contractuale, concedierile și alte schimbări relevante. Este util pentru firme să colaboreze cu specialiști pentru a se asigura că respectă cerințele legale. Poți beneficia de sprijin complet prin servicii SSM de la Outstand care includ și asistență privind aplicația.
Cine este obligat să folosească Revisal?
Toți angajatorii din România, indiferent dacă sunt persoane juridice, persoane fizice autorizate sau instituții publice, au obligația legală de a folosi aplicația. Registrul salariaților trebuie completat și transmis către Inspecția Muncii de fiecare dată când apare o modificare privind contractul individual de muncă. Firmele mici cu un singur angajat trebuie de asemenea să respecte această regulă.
Revisal online
Revisal poate fi gestionat atât local (instalat pe un computer), cât și online, prin platforme dedicate sau cu ajutorul firmelor de specialitate. Sunt de preferat soluțiile online, având în vedere că oferă acces rapid, backup automat și transmitere ușoară către Inspectoratul Teritorial de Muncă. În plus, platformele online actualizate permit o evidență clară și în timp real a tuturor modificărilor contractuale. Mulți angajatori aleg să colaboreze cu furnizori de servicii externe pentru a evita erori și sancțiuni.
Completarea datelor în Revisal
De la încheierea unui nou contract până la încetarea acestuia sau actualizarea salariului, orice modificare privind contractele de muncă trebuie raportată în termenul prevăzut de lege. Pentru a evita greșelile și sancțiunile, mulți angajatori aleg să externalizeze această activitate. Dacă ai nevoie de sprijin în completarea registrului, poți apela la servicii de resurse umane specializate.
Depunerea Revisalului se face de către angajator sau persoana desemnată, prin transmiterea unui fișier în format XML, generat automat de aplicație. Fișierul poate fi trimis electronic, prin platforma REGES, sau depus fizic la sediul ITM. Dacă datele nu sunt actualizate la timp sau sunt completate incorect, faptul poate atrage sancțiuni semnificative și afectează verificarea corectă a situației contractuale a angajaților.
Înregistrarea unui nou contract de muncă
Un contract de muncă nou trebuie înregistrat înainte ca angajatul să înceapă efectiv activitatea. Înregistrarea include detalii ca:
- data începerii
- funcția
- salariul
- tipul de normă (parțială sau completă)
- durata contractului
- alte clauze specifice, în funcție de contract
Încetarea contractelor de muncă
Încetarea unui contract individual de muncă trebuie înregistrată în cel mult o zi lucrătoare de la data încetării efective. Tipurile de încetări pot include demisia, acordul părților, concedierea sau pensionarea. Este important ca angajatorul să selecteze corect temeiul legal și să respecte termenele de notificare sau preaviz.
Înregistrarea demisiei
Demisia trebuie înregistrată imediat după încetarea contractului, adică în ziua următoare ultimei zile lucrate. Chiar dacă angajatul are dreptul legal să demisioneze fără motiv, angajatorul este obligat să respecte procedura de înregistrare și să emită decizia de încetare. Totodată, trebuie actualizat și registrul electronic pentru a reflecta modificarea.
Schimbări cu privire la salariu, sporuri sau adaosuri salariale
Orice modificare privind salariul de bază, acordarea de sporuri sau adaosuri trebuie raportată în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Este important să se reflecte cu acuratețe toate detaliile: suma brută, tipul sporului și data aplicării. Schimbările trebuie să fie susținute prin acte adiționale semnate de ambele părți. Află mai multe despre gestionarea corectă a orelor suplimentare.
Schimbări cu privire la funcția, ocupația, tipul și durata CIM
Modificările privind funcția ocupată, codul COR, tipul contractului (pe durată determinată sau nedeterminată) sau norma de lucru (full-time/part-time) trebuie înregistrate în cel mult 20 de zile lucrătoare de la data aplicării. Și aceste schimbări trebuie să fie documentate prin acte adiționale și să reflecte exact realitatea contractuală.
Înregistrarea absențelor nemotivate sau concediu fără plată
Absențele nemotivate sau perioadele de concediu fără plată trebuie înregistrate pentru a reflecta corect istoricul angajatului. Mențiunile se fac de regulă la finalul lunii, în același timp cu raportările lunare.
Transmiterea datelor către ITM
Angajatorii trebuie să raporteze în format electronic toate informațiile relevante despre contractele individuale de muncă. Transmiterea Revisal se face prin intermediul unui fișier de tip XML generat de program. Acest fișier trebuie trimis către ITM ori prin intermediul portalului Reges, ori direct la sediul instituției, pe suport electronic.
Termene și sancțiuni
Angajatorilor li se impune respectarea unor termene clare pentru înregistrarea și transmiterea modificărilor contractelor de muncă. Încălcarea acestor termene duce la contravenții și amenzi considerabile.
Termene de înregistrare
Conform Hotărârii de Guvern nr. 905/2017, termenele legale pentru înregistrarea în Revisal sunt următoarele:
- încheierea unui contract de muncă: cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către salariat
- modificarea contractului de muncă (salariu, funcție, durată etc.): cel târziu în ziua anterioară producerii modificării
- suspendarea contractului: în ziua anterioară datei suspendării
- încetarea contractului: cel târziu la data încetării
- modificare privind salariul: maxim 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării
Contravenții și sancțiuni aplicabile
Conform art. 260 din Codul Muncii, constituie contravenții și se sancționează:
- neînregistrarea contractului individual de muncă înainte de începerea activității: amendă de până la 20.000 lei
- neactualizarea la modificări salariale, suspendări, încetări: amendă între 5.000 și 8.000 lei
- încălcarea obligației de evidență zilnică a timpului de muncă (art. 119): amendă între 1.500 și 3.000 lei
- neasigurarea repausului săptămânal: amendă între 1.500 și 3.000 lei
- nerespectarea regulilor privind munca suplimentară: amendă între 1.500 și 3.000 lei
Important de menționat este faptul că amenzile se aplică pentru fiecare abatere constatată și pot fi cumulate.
Funcționalități avansate și actualizări
Versiunile recente ale aplicației includ funcționalități avansat, de exemplu evidența simultană a mai multor contracte, rapoarte personalizate pentru angajatori, istoricul complet al modificărilor contractuale, module pentru gestionarea contractelor cu timp parțial sau pentru mai mulți angajatori etc.
Actualizările aplicației sunt realizate de Inspecția Muncii pentru a reflecta modificările legislative. De exemplu, versiunile recente includ opțiuni pentru raportarea muncii la domiciliu, a muncii hibrid sau pentru noile tipuri de suspendare a contractului.
Atenție, angajatorii trebuie să folosească doar versiunile oficiale și actualizate. Este important să folosești ultima versiune de Revisal, iar utilizarea uneia depășite poate duce la erori de înregistrare, implicit sancțiuni.
În cazul schimbării responsabilului HR sau a mutării sediului social, angajatorul poate solicita preluarea Revisal de către o altă persoană juridică, păstrând istoricul complet al angajaților. De asemenea, instalarea Revisal pe un nou sistem informatic se face prin kit-ul oficial furnizat de Inspecția Muncii, cu respectarea configurației minime recomandate. Orice eroare de versiune poate duce la respingerea fișierului transmis.
Documente eliberate pentru angajați din Revisal
Prin intermediul programului Revisal, angajatorii pot genera diverse documente utile pentru salariați, mai ales în contextul mobilității profesionale sau al solicitărilor administrative.
Documentul eliberat cel mai des este extrasul din Revisal. Acesta atestă istoricul angajatului la respectivul angajator: data angajării, funcția, salariul, perioada contractului, suspendări sau încetări. Acest document poate fi folosit de salariat în relația cu băncile, autoritățile sau în procesul de recrutare. Alte documente posibile includ fișe cu datele de identificare ale angajatului și raportări interne pentru resurse umane.
Un document important eliberat prin Revisal este adeverința de vechime, care atestă perioada lucrată la angajator. Este solicitată de obicei în cazul ieșirii la pensie, al unei noi angajări sau pentru obținerea unor beneficii sociale.
Este important ca documentele să fie actualizate la zi și să reflecte fidel situația contractuală reală. Pentru acuratețe și eficiență, mulți angajatori aleg să colaboreze cu firme specializate care oferă servicii de completare și actualizare a aplicației.
Dosarul personal al salariatului
Dosarul personal al fiecărui salariat este o obligație legală distinctă, dar care completează evidența internă a angajatorului. Acest dosar conține toate documentele relevante pentru relația de muncă: contractul individual de muncă semnat, acte adiționale, copii după acte de identitate, diplome, fișa postului, adeverințe medicale și cereri ale angajatului (de exemplu, pentru concedii sau modificări de program). Dosarul trebuie păstrat fie în format fizic, fie electronic, într-un mod organizat și accesibil în cazul unui control ITM. Este important ca documentele să fie semnate, datate și actualizate la zi.
În concluzie, Registrul General de Evidență a Salariaților este un instrument vital în administrarea relațiilor de muncă, care vine la pachet cu responsabilități clare și termene stricte. Dacă ești angajator sau lucrezi în HR, ține cont de informațiile din acest articol. Dacă vrei să eviți greșelile și să rămâi în legalitate, apelează la specialiștii de la Outstand. Astfel, munca ta devine mai simplă, iar firma ta mai protejată!
